اصول کلی برای نمایشگاهی موفق از دیدگاه بازدیدکنندگان و غرفه داران و غرفه سازی ارزش نمایشگاهها و کنگره ها طی چند سال اخیر قطعا مورد بحث بوده است
تغییرات ساختاری چشمگیر در فرایند خرید و فروش بسیاری از صنایع رخ می دهند که امکان جذب مشارکت کننده مناسب را برای برخی از نمایشگاهها دشوار می سازد و به سختی می توانند مرتبط با بازار خود باقی بمانند.
به دلایلی چند بازدهی سرمایه گذاری(ROI ) نمایشگاه کاهش یافته است از جمله به دلیل کاهش تراکم ترافیک در برخی از نمایشگاهها و افزایش هزینه ها به علت درک ارزشی کمتر ازنمایشگاه.
شرکت های بیشتر و بیشتری رویدادهای نمایشگاهی شخصی خود را برگزار می کنند که برای بودجه بازاریابی و مهمتر از آن برای بازدیدکننده با نمایشگاههای رسمی رقابت می نمایند
این دو گرایش با تاثیرگذاری یک اقتصاد تضعیف شده ( مانند اثرات وقایع 9 سپتامبر و جنگ عراق و بیماری سارس) تلفیق شده اند و تعجبی ندارد که ارزش نمایشگاهها مورد تردید و سئوال مدیریت شرکتها قرار گرفته است، هم از نقطه نظر شرکت در نمایشگاه و هم گسیل نمودن بازدید کننده به نمایشگاهها.
اما آیا نمایشگاهها اساسا در خطر نامرتبط شدن قرار دارند؟
و آیا نمایشگاه ها و تجهیزات نمایشگاهی باید هدف اصلی خود را از نو ارزیابی کنند و دست به نوآوری بزنند تا بتوانند نیازهای مشتریان خود - غرفه داران و بازدیدکنندگان- را برآورده سازند؟
قطعا پاسخ در این دو سئوال نهفته است.
اصول موفقیت: کار را پیچیده نکنید اصول اساسی برای یک نمایشگاه موفق ساده هستند.
نمایشگاه موفق.... 1- اطلاعات بسیار با ارزش به همه بخش های شرکت کننده می دهد ( مانند خریداران، فروشندگان، آنهایی که در جستجوی توسعه شغلی هستند، عناصر متفق بازار کار
2- محیط و فضایی ارائه می دهد که فعل و انفعالات فردی را برای تبادل موثر اطلاعات تقویت و ترویج می کند
. در حالی که این اصول هدایت کننده بسیار ساده می رسند اما ایجاد نمایشگاه موفق پیچیده است.
اطلاعات اشکال مختلفی دارد ( مانند اطلاعات خرید، گرایش ها، اطلاعات بازار، پیشرفت شغلی) و اطلاعات به روش های متفاوت ارائه می شوند-
برخی از آنها تحت کنترل برگزار کننده هستند ( مانند برنامه های آموزشی، سخنرانی ها) و برخی از آنها خارج از کنترل برگزار کننده می باشند ( مانند فعالیت های غرفه داران در داخل و خارج از نمایشگاه ).
با نگاهی رو به آینده در سال 2006و یا فراتر از آن، نمایشگاههای موفق آنهایی خواهند بود که این دو اصل هدایت کننده را دنبال می کنند.
تحقیقات اخیر اثبات می کنندکه همة شکلهای بازاریابی رو در رو ( نمایشگاه ها، بازاریابی سیال، تماس های شخصی برای فروش) امروزه بیش از گذشته با اهمیت گشته اند.
این امر بر خلاف باور مرسوم است که می گوید استفاده بیشتر از اینترنت، تله کنفرانس های ویدئویی، مکالمات کنفرانسی و غیره، به علت محدودیت های سفر و هزینه یا/و سهولت، خریداران و فروشندگان را مقید می سازد تا رسانه ها و نشست های الکتریکی را ترجیح دهند و از آنها استفاده کنند تا فرایند خرید را ارتقا بخشند.