تشریفات و خدمات مجالس به طور بسیار خلاصه؛ مجموعه ای از آداب شامل حسن سلوک (رفتارهای پسندیده اختیاری مانند تقدم در سلام، رعایت احترام دیگران، خوش خلقی و خوش بیانی، نزاکت (رفتارهای اجباری مانند انضباظ ، احترام به قوانین و آیین نامه ها)، و رعایت ترتیبات، قوانین، مقررات و کنوانسیونهای داخلی و بین‌المللی است.
جالب آنکه کلمه تشریفات خود از ریشه شرف و مصدر تشریف می آید، شرف در زبان عرب، به معنی مجد و بزرگی است و بنا بر فرمایش حضرت امام حسن مجتبی (ع): «شرف؛ یعنی احترام به قوم و قبیله و دیگران
در کل و به بیانی ساده تر تشریفات به مراسمی گفته می‌شود که با شکوه برگزار شود. مراسمی که به موارد رسمی معین اختصاص دارند تشریفات نامیده می‌شود. این تشریفات ممکن است اجتماعی و یا سیاسی باشد. مانند تدوین مراسم برای سفر یک مقام مهم که تشریفات خاص خود را دارد. تشریفات چیزی نیست جز اطلاعات، در تشریفات باید ضریب ارتباطات ما بالا باشد .
اگر تشریفات به عنوان یک هنر به افراد آموزش داده شود آنگاه میتوان مشاهده کرد که چگونه این هنر به رفتار افراد در زندگی,درحین کار,دراماکن عمومی,در گفتگوهای رسمی و… نظم میبخشد .
فرایند مراحل تشریفات پنج مرحله کلی دارد
1 . استقبال، استفاده از مستقبل همپایه وهمطراز از میهمانان ورعایت احترام رسمی‌توسط میزبانان
خوش‌آمدگویی
خدمات ورودی ، اطلاع رسانی
2 . حمل و نقل
3 . اسکان
4 . پذیرایی
- نوشیدنی از جمله آب، شربت ، آب معدنی و ...
ـ مواد خوراکی، از جمله میوه ، شیرینی ، شام و نهار و صبحانه
ـ امکانات ارتباطی و سمعی و بصری از جمله فاکس ، تلفن، کامپیوتر و اینترنت
ـ سبد فرهنگی ( نشریات ، کتب ، بروشورها و برنامه‌های مراسم
ـ هدایای فرهنگی از جمله عکس ها و فیلم‌های مراسم
5 . بدرقه
همراهی و مشایعت و خداحافظی
یادگاری و یادبود خاطره انگیز
همانطور که در استقبال تبسم بر لب داشتیم در بدرقه هم آداب تشریفات را رعایت کنیم
در تشریفات و خدمات مجالس رعایت موارد زیر اجباری است.
نظافت سرویس های بهداشتی، محیط سالن ها، راهروها و سرویس های بهداشتی باید پاکیزه و عاری از هرگونه وسایل اضافه باشد
امکانات جمعی، سالن های ویژه مذاکرات جمعی، محل استراحت، محل کنفرانس خبری یا استقرار خبرنگاران، محل پذیرایی و سرو غذا
هدایا و نشانه ها
اگر قرار است هدیه یا نشان رسمی اهدا شود. باید مقدار آن مشخص شود و در موعد مقرر بدون وقفه اهدا شود
توجه به وضعیت میهمانداران
از آنجایی که می توان گفت: « تشریفات فرآیند ارتباطات غیرکلامی مراسم در روابط عمومی هاست» و تشریفاتچی ها بعنوان نیروهای انسانی فعال در بحث تشریفات با بهره گیری از ارتباطات غیرکلامی باید پیام رسانی و اطلاع رسانی کنند لذا استفاده از ارتباطات غیرکلامی به ویژه در حرکات گفتاری و ژستها بسیار تاکید شده است زیرا مهیمانداران و یا نیروهای مشارکت کننده در مراسم با ژستهایی که می گیرند، طرز راه رفتن، ایستادن، تغیر حالت چهره و چشم ها باید ارتباطات را برقرار کنند و به همین دلیل به شدت باید از سرو وصدا کردن و تولید صدا برای انجام کارها بپرهیزند.
تشریفات خود به چندین دسته طبقه بندی می شود .
تشریفات مجالس
تشریفات عروسی
تشریفات مراسم
تشریفات دیپلماتیک
- ۹۵/۰۴/۳۰