طراحی غرفه، حساس ترین مرحله شرکت در نمایشگاه
به حساب می آید. میزان موفقیت در این مرحله روی مراحل قبلی و بعدی بی تأثیر نیست، لذا
این مرحله یعنی طراحی غرفه توجه و دقت زیادی را طلب می کند و واگذاری امر طراحی به
هر فردی جایز نمی باشد.
بسیاری از شرکت ها این کار را توسط پرسنل
خود انجام می دهند، لازم به ذکر است که اگر طراح یا طراحان در کار خود از تخصص کافی
برخوردار نباشند تأثیر منفی کارشان جبران ناپذیر خواهد بود، چرا که طراحی و تجهیزات غرفه سازی مستلزم رعایت برخی اصول اساسی می باشد.
برخی معیارهای طراحی غرفه
1- جذابیت (غرفه خوب باید ظرف 15 ثانیه نظر افراد را جلب کند)
2- تسهیل در هدف های شرکت.
3- طراحی غرفه باید متناسب با تعداد و احتیاجات
فیزیکی کارکنان باشد.
4- پیش بینی جا برای نشستن، استراحت، مذاکره،
نوشتن، نمایش کالا و انبار جهت نگهداری کالا باشد.
5- آمادگی طراح از هدف صاحب غرفه و مفهومی
که او مایل است در ذهن بیننده القاء نماید.
6- نحوه نمایش و ارائه اطلاعات در غرفه.
7- مقررات و استاندارد فنی لازم الاجرا
در نمایشگاه.
8- طراحی غرفه سازی باید ساده باشد. راهروهای پیچ در پیچ و فضاهای تو
در تو موجب سرگردانی بازدید کننده و پایین آمدن کارایی کارکنان می شود.
9- محل نمایش فیلم در کنار میز اطلاعات
پیش بینی نشود.
10- غرفه نبایستی از کالا انباشته گردد
طوری که بازدید کننده نتواند بفهمد چه چیزهایی به نمایش گذاشته شده است.
11- هماهنگی و سنخیت در رنگ ها.
12- استفاده از گل و گیاه جهت تزئینات داخل
غرفه. (الزامی است)
ب: اقدامات در حین برگزاری نمایشگاه
مدیر غرفه مسوول اداره کلیه امور غرفه در یک وضعیت مناسب و جو آرام می باشد.
از جمله ویژگی ها و خصوصیات مدیر غرفه عبارتند
از:
1- داشتن زمینه تخصصی و یا اطلاعات تئوری
در رشته بازاریابی.
2- داشته تجربه قبلی در اداره امور نمایشگاهی
و یا حداقل بازدید از چند نمایشگاه بین المللی داخلی و خارجی.
3- تسلط کامل خواندن و نوشتن و محاوره به
زبان انگلیسی.
4- داشتن اطلاعات کامل در رابطه با خود
شرکت و زمینه فعالیت شرکت.
5- داشتن اطلاعات کامل در رابطه با محصولات
و تولیدات عرضه شده در نمایشگاه.
6- شناخت کامل افراد و کارکنان داخل غرفه.
7- آشنایی کامل با آداب معاشرت، طرز برخورد
و اصول تشریفات.
8- آشنایی با هدایای تبلیغاتی مورد علاقه
مردم نمایشگاه.
9- اطلاعات مربوط به لباس محلی مورد نظر
و استفاده از لباس و پوشش مناسب در داخل غرفه.
10- داشتن ظاهر آراسته ، خوش برخورد و با
روابط عمومی قوی (جهت جلب اعتماد).
11- وقت شناسی و خوش قول بودن.
12- اختیارات لازم از طرف شرکت جهت دعوت
میهمانان خارجی به ایران و دادن تخفیف احتمالی در قیمت کالا داشته باشد.
13- در هزینه نمودن رعایت صرفه جویی را
به عمل آورد.
14- مدیر غرفه یا مدیر پروژه نمایشگاه می بایستی در ارتباط مستقیم با بالاترین
مقام تصمیم گیرنده شرکت باشد تا امکان رد و بدل مستقیم اطلاعات و گرفتن دستور مستقیم
مهیا گردد.
لازم به ذکر است که نقش مدیر غرفه پس از
طراحی و برپا سازی و دکوربندی غرفه شروع نمی شود
بلکه متولی اصل پیگیری و نظارت بر این کار، خود مدیر غرفه می باشد. در واقع از روزی که حکم مأموریت مدیر غرفه به او
داده می شود، مسوولیت انجام کلیه امور نمایشگاهی- مرحله به مرحله به عهده او خواهد
بود. به هر صورت پس از اینکه آماده سازی غرفه به پایان رسید، مدیر غرفه باید به توجیه
کارکنان و سازماندهی و برنامه ریزی مبادرت نماید و با دقت تمام پیشرفت امور را تحت
نظارت و کنترل در آورد.